Czas to jedyna waluta jakiej nikt nam nie może w sposób bezpośredni dodać. Mamy jej tyle ile mamy i to od nas zależy jak ją zainwestujemy i czy ta inwestycja będzie udana czy nie. Inwestowanie czasu to nie praca non stop na najwyższych obrotach, tak się nie da. Nasz organizm – jak każde „urządzenie” – potrzebuje czasem chwili odpoczynku inaczej zacznie się szybciej zużywać a my sami zaczniemy popełniać coraz więcej błędów.
Tak więc sztuką właściwego inwestowania czasu to między innymi umiejętne odmawianie realizacji wszystkich tych rzeczy, które nie posuwają nas do przodu w naszym życiu. Ani w sferze finansowej ani umysłowej. Asertywność będzie jeszcze niejednokrotnie poruszana na tym blogu – sam jej się uczę – dziś jednak chciałbym Wam pokazać ciekawe ćwiczenie, które właściwie wykonane pozwoli Wam określić to jak dziś organizujecie swój czas i gdzie można coś poprawić.
Do wykonania ćwiczenia potrzebne będą:
Excell – dla wygody
Zegarek – wystarczy ten z prawego dolnego rogu ekranu
Szczerość wobec siebie
Kilka dni normalnej pracy jaką wykonujesz.
W Excellu tworzymy tabelę z trzema kolumnami i dowolną ilością wierszy. W kolumnach wpisujesz odpowiednio: Aktywność, Czas, Zysk.
Aktywność – to inaczej mówiąc wszystkie te główne zadania jakie realizujesz lub jakie chcesz realizować. U mnie to są 4 pozycje, z czego czwarta BAU to pozycja określająca wszystkie pozostałe rzeczy jakie realizuje, a jakie nie łapią się do wcześniejszych projektów. Rzeczy typu: wystawienie faktur, odpowiedzi na emaile, czytanie książek/blogów i inne rzeczy nie dające się jasno sklasyfikować.
Czas – tutaj będzie się pokazywać ile procentowo czasu poświęcamy na daną rzecz. Pamiętaj, żeby być tu uczciwym wobec siebie i nie naginać rzeczywistości. Wyniki mogą Cię bardzo zaskoczyć, tak jak zaskoczyły mnie.
Dzieje się tak dlatego, że czas poświęcony na rzecz, której nie bardzo lubię robić odczuwam znacznie dłużej niż na rzeczy, które lubię. Uzyskane w ćwiczeniu wyniki miały się nijak do tego jak to odczuwałem wewnętrznie.
Zysk – w przypadku projektów/zadań, generujących przychody obliczenie zysku jest proste. Sprawa nieco się komplikuje jeśli naszym zyskiem będzie zdobycie jakiejś nowej umiejętności czy rozwój swojej świadomości. Tutaj trudno mówić o „zysku” w kontekście finansowym.
Jeszcze nie wiem jak to rozwiązać, liczę jednak na Waszą kreatywność w tym temacie. Na razie moją aktywność i projekty przeliczam na złotówki a rzeczy rozwojowe wrzucam do BAU nie licząc dla nich zysku.
Jeśli wszystko pójdzie dobrze Wasza tabela po zrobieniu powinna wyglądać mniej więcej tak:
Zaraz wyjaśnię procenty. Na razie jak widzicie na tapecie mam 4 główne „Projekty” i BAU, o którym już pisałem.
Co dalej?
Dalej przydaje się Excell.
Gdzieś obok tej tabeli tworzymy sobie dla każdego z Projektów, miejsce do wpisywania ile czasu na niego poświęciliśmy oraz ile przyniósł nam „Zysku”.
W kolumnie „Czas” wpisujemy każdą aktywność, nawet jeśli były to bardzo krótkie okresy kilkuminutowe.
W kolumnie „Zysk” dla każdego Projektu wpisujemy… wiadomo co
Jeśli uzupełniacie dane sumiennie (bardziej tu chodzi o systematyczność niż dokładność) po pewnym czasie powinniście dostrzec dwie prawidłowości:
To co myślicie sobie, że robicie i ile czasu poświęcacie na projekty, ma się nijak do rzeczywistości.
Sprawy organizacyjne i niezwiązane z projektami zajmują Wam o wiele więcej czasu niż przypuszczaliście.
Przynajmniej tak to zadziałało u mnie, co było dla mnie pewnym zaskoczeniem.
Jak odczytywać wyniki?
To wbrew pozorom niełatwe zadanie.
Czy jeśli wyjdzie mi, że Projekt 1 zajmuje mi 70% czasu a przynosi 15% całości dochodów powinienem ograniczyć go do 20% czasu lub zrezegnować z niego całkowicie na rzecz projektów bardziej dochodowych? Matematyka mówi, że tak. Uwzględniajmy jednak inne poza matematyczne kryteria. Jeśli ten projekt faktycznie przynosi tylko 15% dochodu, ale jest to dochód stały i w perspektywie rozwojowy… zastanówmy się jak zrobić, żeby móc realizować go wydajniej, tak żeby zaczął odgrywać bardziej istotną rolę w naszym budżecie.
Ta tabela to tylko zestawienie, mające nam samym uświadomić na co poświęcamy faktycznie czas i gdzie ewentualnie szukać słabych miejsc naszego dnia pracy. Przyznam, że jest to narzędzie bardzo proste i bardzo skuteczne. Oprócz samej wiedzy jako takiej, stosowanie takiego zestawienia daje mi cztery fajne rzeczy.
Pozwala mi lepiej kontrolować swój czas jaki poświęcam na projekty.
Mobilizuje mnie
Dzięki temu dość łatwo zidentyfikowałem miejsca, w których mój czas przecieka mi przez palce.
Osobom „rzucającym” się na nowe rzeczy i zapominającym o bożym świecie ułatwia kontrolę tej cechy i równoległe prowadzenie kilku ważnych spraw jednocześnie.
Zachęcam do spróbowania, dla chcących przygotowałem gotowy do uzupełniania plik. Wystarczy go pobrać do Excella wpisać swoje projekty/gałęzie biznesu i uczciwie wypełniać danymi. Nie ma co przesadzać z dokładnością. Kilka minut różnicy na przestrzeni miesiąca nie zrobi wielkiej zmiany w wyniku ogólnym, a właśnie na takim ogólnym spojrzeniu na własną pracę nam zależy.
Życzę wszystkim osiągnięcia i utrzymywania zakładanego przez siebie poziomu poświęcania naszej energii na realizowane projekty. U mnie jest coraz lepiej, choć przyznam, że po pierwszych dniach jeden z projektów miał wyraźną przewagę nad innymi co stwierdziłem z lekkim zdumieniem. Moje wyobrażenie o mojej pracy było zgoła inne.